無断での音声記録トラブルを防ぐには？安心して文字起こしツールを活用するための周知の工夫

YOMELで相手の音声を記録する際、「無断で録音・文字起こしをすることは問題ないか」「相手への説明は必要か」と迷う方もいるかもしれません。

AIツールで正確な記録を残せば、メモを取ることに気を取られず、目の前の対話に集中できるという実務上のメリットがあります。

一方で、無断での録音は、相手との信頼関係をあとから損なうリスクも伴います。

本記事では、相手に伝えずに録音することに伴うリスクと、お互いが安心して文字起こしツールを活用するための工夫をご紹介します。

録音の法的な位置づけについて

会話の当事者本人が、自分も参加する会話を録音する「秘密録音（無断での録音）」は、一般的には直ちに違法となるものではないとされています。

ただし、業種・業界固有の規制、社内規程、契約上の守秘義務、NDA（秘密保持契約）の内容などによって判断が異なる場合があります。

個別具体的なご利用場面については、自社の状況に応じて専門家や関係部署等と協議のうえご判断ください。

なお、本記事の内容は一般的な情報提供を目的としたものであり、法的助言に代わるものではありません。

事前周知によって得られる実務上のメリット

法的リスクとは別に、「自身の知らないところで録音されている」ことに抵抗感を持つ人は少なくありません。

無断での録音は、あとから行き違いや不信感につながるリスクがあります。

事前に周知したうえで記録を残すことで、こうしたリスクを避けながら、双方の実務を円滑にする次のメリットも得られます。

• 認識の齟齬（そご）防止： 正確な対話記録により「言った・言わない」のトラブルを防ぎ、関係者間で共通認識を形成しやすくなります。

• 対話や議論への集中： メモを取ることに気を取られず、目の前の対話に集中できるため、結果として双方にとって有意義な時間を創出できます。

• 意図やニュアンスの正確な再現： 発言の文脈を後から正確に確認できるため、社内共有や振り返りの精度が向上します。

まずは社内で共通認識とガイドラインを整えておくことが大切です。

事前周知の工夫例

法律上問題がない場合でも、相手との信頼関係を損なわないよう、可能な範囲で周知を行うことが望ましいといえます。

ここでは、「無断で録音されている」という抵抗感を生まないよう、文字起こしツールの利用を自然に伝えるための実践的な工夫をご紹介します。

対策A：バーチャル背景に「文字起こし中」と入れる

背景画像に、以下のようなテキストを配置しておく方法です。

例：●YOMEL文字起こし実施中（議事録作成用）

対策B：名前の表示名を工夫する

会議に参加する際のアカウント名に、システム利用中であることを明記します。

例：山田 太郎［YOMEL議事録作成中］／鈴木 一郎（AI議事録利用）

対策C：会議前のメールに一言添える

事前に送るアジェンダや連絡メールの末尾に、定型文を入れておきます。

例：「※本会議では、正確な記録のためAI文字起こしツール（YOMEL）を使用いたします。
　　 差し支えがある場合はお気軽にお申し付けください。」

対策D：開始時に「口頭ワンフレーズ」で伝える

対話やお打ち合わせの冒頭に、以下のようなトークスクリプトで自然に伝える方法です。

「本日の会議ですが、メモに気を取られることなくディスカッションに集中するため、
　自動文字起こしツール（YOMEL）を起動させていただきます。」

質問された際の回答例

先方から質問を受けた場合に備え、以下のような回答をあらかじめ用意しておくとスムーズです。

💡参考：オンライン会議での文字起こし画面の映り込みを防ぐ機能について

画面共有時に文字起こし画面が映り込むことで相手の集中を妨げたくない場合、YOMELの「画面共有ステルス機能」（※Windows版のみ）を活用できます。

この機能を有効にしておくと、オンライン会議中に自分が画面共有をしても、相手側の画面にはYOMELアプリが表示されなくなります。

なお、この機能は画面共有時の見た目を整えるためのものであり、事前周知を省略してよいという趣旨ではありません。

事前周知は別途、上記の工夫例に沿って行ってください。

まとめ

断りなく録音することが適切かどうかは、業種・相手との関係性・社内方針によって異なります。

法律上は問題とならないケースが多いものの、最終的な可否や運用方針につきましては、自社の専門家や関係部署等と協議のうえご判断ください。

事前の周知を習慣化しトラブルなどのリスクを避けながら、音声記録を『お互いの業務精度を上げる手段』として位置づけ活用できるよう、自社の状況に合わせた運用方針を検討することをお勧めします。